Notre pôle formation E-learning Touch’ Academy est désormais certifié Qualiopi ! Le respect des critères Qualiopi a été grandement facilité par l’utilisation optimale de notre plateforme LMS Moodle. Elle permet d’organiser les formations et d’en extraire toutes les données requises pour respecter la certification Qualiopi.
Nous partageons avec vous notre expérience sur l’optimisation de Moodle pour la certification Qualiopi :
Critère 1 : Informer le public
Moodle permet la mise à disposition des documents légaux et relatifs à la certification notamment le règlement intérieur, le rappel des programmes à destination des apprenants, pour une information accessible et actualisée. Cela est facilement réalisable dans Moodle à l’aide de l’activité dépôt de fichier que nous utilisons dans une section introductive à chaque parcours de formation.
Nous avons mis en place des questionnaires de satisfaction en ligne directement accessibles depuis le LMS. Grâce aux rapports d’activités nous bénéficions d’une rapidité de traitement des différents indicateurs, l’idéal pour la diffusion aux publics.
Critère 2 : Concevoir les prestations
« Le prestataire doit définir les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation, et permettre son adaptation en fonction des publics. »
Moodle met à disposition une multitude d’outils pour le recueil des besoins des parties prenantes en termes d’objectifs.
Nous avons en particulier travaillé à l’aide de formulaires automatisés que nous avons reliés aux calendriers de formations et aux agendas des intervenants. La plateforme offre un système de gestion très pratique, permettant notamment la diffusion instantanée des informations aux gestionnaires et formateurs. Ainsi les prestations sont adaptées en temps réel aux besoins du client ou de l’apprenant, et le contenu peut être revu par le formateur avant son intervention.
La mise en place de conducteurs pédagogiques, informe notamment l’apprenant sur les attentes concernant sa montée en compétences.
Les tests de positionnement peuvent également être mis en place pour servir la mesure des écarts entre les objectifs fixés par la formation et les résultats effectivement obtenus. Les rapports statistiques permettent de confronter les résultats initiaux avec les résultats aux tests finaux. Ils permettent un accompagnement individualisé après analyse des résultats par le formateur, en temps réel.
Critère 3 : Adapter les prestations
Moodle propose de nombreuses fonctionnalités pour la personnalisation des formations tels que le forum du cours ou l’utilisation de classes virtuelles pour assurer un support de grande qualité.
La plateforme Moodle permet aussi de raisonner sur les compétences acquises au cours de la formation. Nous avons développé des référentiels de compétences propres à nos formations : ingénierie pédagogique, digitalisation des formations, formations à Moodle ou formation à iSpring en particulier. Moodle permet d’automatiser la validation des compétences. Mais Moodle permet aussi une validation des compétences manuellement par le formateur. Cela est particulièrement à-propos lorsque le stagiaire dépose une production en ligne (Tous les types de fichiers sont supportés via l’activité « Devoir »), la production est alors analysée par le formateur qui peut déclarer la compétence acquise au regard du travail présenté. Cette technique de validation par le formateur est reproductible pour des parcours incluant des temps en entreprise ou de la VAE. Le formateur peut exercer sa fonction tutorale en visualisant les compétences acquises, en complément de la complétion des activités proposées plus largement dans le parcours de formation.
A l’issue, les apprenants réalisent un test d’évaluation qui permet de vérifier l’atteinte des objectifs de la formation. Nous avons développé ces tests dans Moodle afin de bénéficier de l’organisation des questions au sein d’une banque de questions et ainsi optimiser le temps de création de ces tests.
Afin de favoriser l’implication nous avons retenu l’attribution de badges. Cette technique permet de valider les progressions.
Un test de vérification de connexion préalable au système de classe virtuelle Big Blue Button, permet également de prévenir les abandons, qui découlent souvent de problèmes simples à régler, liés à cette première connexion.
Enfin, nous avons aussi raisonné la partie accessibilité attendue dans Qualiopi. Par défaut Moodle est certifié WCAG 2.1 Level AA ce qui garantit sa compatibilité avec différents outils numériques liés aux handicap (en particulier les lecteurs d’écrans). Par ailleurs nous avons implémenté le module DYS qui automatise l’ adaptation des affichages pour faciliter la lecture des textes à l’écran.
Critère 4 : Adéquation moyens-prestations
Moodle offre la possibilité de mettre en place une large base documentaire des ressources à destination des formateurs et/ou des apprenants. Cela est possible via les outils de dépôts de fichiers et/ou de dépôt de dossiers.
Nous avons mobilisé les fonctions d’accès conditionnels aux activités et ressources pour scénariser les démarches administratives. Parmi ces démarches nous avons en particulier optimisé les process dans Moodle en donnant accès aux feuilles d’émargement signables en ligne ou à l’automatisation de l’attribution des attestations de formation. Tous les documents sont stockés automatiquement et deviennent accessibles pour les apprenants et pour le centre de formation dans la plateforme.
Critère 5 : Compétences
Pour le critère 5 nous avons fait le choix de créer un espace spécifiquement dédié à la documentation relative aux intervenants. Ainsi, les fiches de postes et les CV sont rapidement accessibles directement sur notre plateforme. Nous avons attribué les rôles pour que ces informations ne soient visibles que par l’équipe d’administration de notre service formation E-learning Touch’ Academy, ponctuellement il peut être ouvert pour l’auditeur ce qui garantit un excellent confort de travail grâce à Moodle.
Critère 6 : Maitriser l’environnement professionnel
La plateforme sert aussi de solution de gestion interne, il est possible d’y stocker les dossiers des formateurs, des gestionnaires, en paramétrant certaines restrictions d’accès. La facilité d’attribuer différents rôles en fonction des accès souhaités permet une gestion très fine de toute cette documentation. Ainsi, les procédures internes peuvent être mises à disposition pour information des personnels comme par exemple les documents relatifs à la gestion des personnes en situations de handicap.
Critère 7 : Améliorer les prestations
La démarche qualité proposée par Qualiopi est une opportunité pour s’inscrire dans un process d’amélioration continue. Les outils de reporting natifs de Moodle permettent de suivre des indicateurs globaux. Nous utilisons également la solution Intelliboard pour consolider les rapports et affiner nos analyses.
Au même titre que le recueil des besoins, nous avons également utilisé l’activité questionnaire pour le traitement des réclamations. Les différentes procédures de l’organisme de formation sont ainsi stockées dans l’espace de gestion interne, un espace unique d’accès fort pratique pour unifier les pratiques.
En proposant des solutions adaptées au passage de votre certification, Moodle est la plateforme idéale en termes de gestion interne et mise en place des procédures à destination des formateurs ou des apprenants. Grâce à la finesse des paramétrages possibles, Moodle est un outil solide, garant d’une mise en pratique simple et efficace de Qualiopi au quotidien.
Si comme nous vous souhaitez disposer d’une plateforme fiable et adaptée à la certification Qualiopi, contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de partager notre expérience.
