Une exigence forte se dégage au sein des organisations : impliquer activement les tiers dans le parcours de l’apprenant. Qu’il s’agisse de parents d’élèves soucieux de la scolarité de leur enfant ou de maîtres d’apprentissage (tuteurs) guidant un alternant en entreprise, donner un droit de regard sur la progression des formations est devenu un enjeu stratégique majeur.
Nativement, Moodle possède un mécanisme de rôle « Parent » ou « Mentor ». Formidable sur le papier, mais en pratique ? Associer manuellement chaque tuteur à son apprenti relève vite du parcours du combattant dès que l’on dépasse la dizaine d’inscrits. C’est précisément pour pallier ce casse-tête pour les personnes en charge de l’administration des plateformes Moodle que nous avons créé le plugin Moodle Parent/Child Manager (local_parentmanager).
1) Qu'est-ce que le plugin Moodle Parent/Child Manager ?
Développé pour répondre aux besoins concrets de terrain, Parent/Child Manager est un plugin local conçu pour simplifier, centraliser et automatiser l’association entre les apprenants et leurs parents (Ex : tuteurs en entreprise).
Plutôt que de contraindre l’administrateur à naviguer dans le profil de chaque étudiant pour y attribuer un parent via des dizaines de clics fastidieux, ce plugin automatise deux actions cruciales :
- L’attribution automatisée de rôles : Il affecte instantanément le rôle adéquat (par exemple, le rôle « Parent ») à l’utilisateur tiers, directement dans le contexte de l’étudiant ciblé. Petit bonus : si le rôle n’existe pas encore sur votre plateforme, le plugin le génère automatiquement.
- La synchronisation des profils : Il met à jour des champs de profil personnalisés en y inscrivant le nom complet des utilisateurs associés sur le profil utilisateur.
2) Comment utiliser le plugin ?
L’un des grands points forts de Parent/Child Manager réside dans sa simplicité d’utilisation au quotidien. Avant d’entrer dans le vif du sujet, une seule action de configuration préliminaire est requise dans Moodle : la création de deux champs de profil personnalisés de type « Zone de texte » (Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Champs de profil personnalisés) ayant pour noms courts stricts : parent_email et enfant_email.
Une fois cette base en place, toute la magie opère depuis un tableau de bord unique accessible via le menu :
Administration du site > Utilisateurs > Comptes > Parent/Child Manager
Le plugin met à votre disposition trois méthodes complémentaires pour créer vos liaisons, s’adaptant à toutes les situations.
Méthode 1 : L'importation massive par fichier CSV
C’est l’outil indispensable pour la rentrée scolaire ou le lancement d’une nouvelle promotion.
- Préparez un fichier CSV simple contenant deux colonnes : l’adresse email du parent/tuteur et l’adresse email de l’apprenant (Format : parent@email.com;enfant@email.com). Les lignes d’en-tête sont automatiquement ignorées par le système.
- Téléversez le fichier dans la zone d’importation dédiée.
- Validez. Le plugin traite le fichier, associe les utilisateurs et met à jour les champs de profils et profils dès que l’import est terminé.
Méthode 2 : L'association individuelle et manuelle
Idéal pour gérer les cas particuliers ou les inscriptions en cours d’année.
- Utilisez la barre de recherche intégrée pour trouver le parent ou le tuteur concerné.
- Recherchez ensuite le ou les étudiants à lui associer.
- Cliquez sur valider pour établir la correspondance Parent/Enfant instantanément.
Méthode 3 : L'association par cohorte
Cette option est particulièrement pensée pour les tuteurs académiques ou les managers gérant des groupes entiers.
- Sélectionnez le compte du tuteur/parent.
- Choisissez une cohorte Moodle déjà peuplée (par exemple : « Promotion Master 1 RH »).
- En un clic, le tuteur devient le parent de l’intégralité des membres de cette cohorte.
Et après ?
Depuis l’onglet « Manage Parents », vous accédez à la liste complète des parents actifs. Un clic sur l’un d’eux permet de visualiser ses enfants associés et, si nécessaire, de rompre l’association d’un simple clic. Le plugin se charge alors de nettoyer le rôle et de vider les champs de profil correspondants.
3) Pourquoi utiliser le plugin ?
Si votre structure implique des acteurs externes dans le suivi pédagogique, adopter ce plugin va transformer la gestion de votre plateforme Moodle.
- Un gain de temps phénoménal : Les processus d’import en masse transforment une tâche chronophage de plusieurs jours en une manipulation de quelques secondes.
- Une gestion intelligente : Le plugin ne détruit pas vos données. Si un apprenti possède plusieurs tuteurs, ou si un parent a plusieurs enfants inscrits, le plugin ajoute les noms à la suite dans le profil sans jamais écraser les liaisons existantes.
- Une visibilité accrue pour l’équipe administrative : Plus besoin de fouiller dans les rôles système pour savoir qui suit qui. Les informations s’affichent directement textuellement dans les profils des utilisateurs ou bien depuis le tableau de bord de gestion des parents.
- Le respect du RGPD : Le plugin intègre nativement l’API de confidentialité de Moodle pour garantir une conformité totale avec la réglementation sur la protection des données.
Cas d’usage : Le casse-tête de la rentrée dans un CFA
Prenons l’exemple du CFA « FormaTech », qui accueille 450 nouveaux alternants en septembre. Chaque alternant est suivi par un maître d’apprentissage en entreprise. Pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi, le CFA doit impérativement fournir à ces tuteurs un accès aux notes, aux rapports d’assiduité et à la progression des cours de leurs apprentis.
- Sans le plugin (La méthode « historique ») : l’administrateur Moodle du CFA doit se rendre individuellement sur la fiche de chaque alternant, chercher la section « Rôles assignés », rechercher le nom du tuteur, et valider. Répétée 450 fois, cette tâche administrative prend plus de deux jours complets de travail, avec un risque d’erreur humaine très élevé (inversion de tuteurs, fautes de frappe).
- Avec le plugin Parent/Child Manager : l’administrateur extrait la liste des binômes (Tuteur / Apprenti) depuis le secrétariat ou son logiciel de gestion (ERP). Il obtient un tableau à deux colonnes qu’il enregistre au format CSV. En se rendant sur le plugin, il dépose ce fichier unique. En moins de 2 minutes, les 450 maîtres d’apprentissage sont connectés à leurs alternants respectifs. Ils peuvent immédiatement se connecter à Moodle et suivre les progressions sans que l’administrateur n’ait eu à configurer chaque compte un par un.
Le plugin Parent/Child Manager s’impose comme la solution idéale pour fluidifier le suivi tripartite de la formation, une exigence devenue incontournable en France (notamment pour répondre aux indicateurs de certifications comme Qualiopi).
Pour intégrer, configurer et déployer au mieux ce plugin au sein de votre plateforme, n’hésitez pas à nous contacter !
Pour installer le plugin, rendez-vous sur le site officiel des plugins Moodle.
